Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

1. Avant-propos

La présente politique traite de la gestion et de la protection des informations personnelles jugées confidentielles. Elle traite notamment des informations liées aux activités de l’organisme et des informations concernant la clientèle (résidents, participants, usagers), les membres du conseil d’administration, les membres du personnel, les stagiaires et les bénévoles.

Elle poursuit les objectifs suivants :

• Assurer le respect et la protection de la vie privée des personnes et la sécurité des informations personnelles;
• Se donner des balises concernant les échanges d’informations tant à l’intérieur qu’à l’extérieur des locaux de Maison Réalité.

2. Notre engagement

• Assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements obtenus;
• Mettre en place des mécanismes afin de protéger les informations confidentielles;
• Assurer le traitement confidentiel des plaintes;
• Recueillir seulement les données nécessaires ou utiles;
• Appliquer la politique de confidentialité dans le respect des valeurs de Maison Réalité;
  • Agir avec respect et transparence lors de l’application de cette politique et dans le respect des lois en vigueur, dont la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé, aussi appelée Loi 25.

3. Responsable de l’application des normes de protection des renseignements personnels

La direction est responsable de la protection des renseignements personnels.

4. Normes de confidentialité

• Toute personne (conseil d’administration, direction, employés, bénévoles, stagiaire), qui obtient des informations confidentielles dans l’exercice de ses fonctions est tenue de respecter la confidentialité de ces informations;
• Le conseil d’administration, la direction, les employés, les bénévoles et les stagiaires ne doivent pas discuter de cas, de personnes ou de décisions propres à Maison Réalité avec des personnes extérieures ou non concernées;
• Par conséquent, toutes les informations discutées lors des réunions, des activités ou des échanges directs ou indirects qu’elles soient personnelles ou professionnelles sont confidentielles et ne doivent pas être divulguées ou discutées avec quiconque, et ce, pendant et après le service de l’emploi ou du bénévolat.

Les obligations suivantes doivent être respectées afin de protéger les renseignements personnels :

• Déterminer les fins de la collecte de renseignements personnels : un intérêt sérieux et légitime doit motiver la constitution d’un dossier sur une personne;
• Limiter la collecte de renseignements personnels : la collecte doit se limiter aux renseignements nécessaires aux fins déterminées. En cas de doute, un renseignement personnel est réputé non nécessaire;
• Recueillir les renseignements personnels par des moyens légaux et légitimes : sauf exception, la collecte doit se faire auprès de la personne concernée;
• Informer la personne concernée, avant de constituer un dossier :
• De l’objet du dossier;
• De l’utilisation qui sera faite des renseignements personnels;
• Des catégories de personnes qui y auront accès au sein de l’organisme;
• De l’endroit où ils seront détenus;
• De ses droits d’accès et de rectification.

5. Conservation de documents confidentiels

Maison Réalité s’engage:

• À fermer à clé les classeurs et les bureaux contenant les dossiers des clients, des employés, des administrateurs, des stagiaires et des bénévoles, ainsi que tout autre dossier contenant des renseignements confidentiels, en dehors des heures de bureau ou en l’absence de leurs responsables;
• À sécuriser la base de données par des mots de passe;
• À ne donner l’accès informatique à la base de données qu’aux employés;
• À assurer la destruction des informations et du dossier physique lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires ou à la fin de la période de conservation (7 ans);
• À maintenir un haut degré de sécurité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité afin d’assurer la protection de ses données personnelles et éviter qu’elles ne soient consultées, utilisées ou divulguées sans autorisation.

Les employés et bénévoles de Maison Réalité s’engagent :

• À garder fermer à clé les classeurs et les bureaux contenant les dossiers des clients;
• À conserver ou transmettre de manière sécuritaire toutes informations confidentielles qu’ils détiennent dans le cadre de leur fonction;
• À remettre à la fin de leur mandat toutes informations et tous documents reliés aux renseignements personnels auxquels ils ont eu accès durant leur mandat.

Comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsqu’on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels, c’est pourquoi Maison Réalité s’engage à tenir à jour un registre des incidents de confidentialité et à prendre contact avec toute personne dont les renseignements personnels seraient l’objet d’un tel incident.

Droit à la suppression des données personnelles

Les utilisateurs ont le droit de demander la suppression de leurs données personnelles conformément aux lois en vigueur sur la protection des renseignements personnels. Pour exercer ce droit, veuillez remplir le formulaire de demande de suppression de données personnelles. Les demandes seront traitées dans les meilleurs délais et les données seront supprimées de manière sécurisée et conforme à la politique de confidentialité de l’organisme.

6. Accès aux dossiers

Les dossiers pourront être consultés sur place par la personne elle-même, par les membres du personnel de Maison Réalité qui doivent intervenir auprès de la personne, par la direction ou toute autre personne désignée par celle-ci.

La personne qui désire consulter son dossier doit en faire la demande à la direction qui lui fera remplir le formulaire Demande de consultation du dossier personnel. Le rendez-vous sera donné dans les douze jours ouvrables suivant la réception du formulaire de demande de consultation. Tous les documents produits par Maison Réalité et ses employés seront laissés au dossier. Les informations écrites provenant d’une source extérieure seront retirées. La personne sera informée de la source et de la nature des documents retirés. Elle devra faire la demande auprès de cette source pour les consulter.

La direction conviendra avec la personne d’une date de rencontre pour consultation. Lors de la rencontre, la direction ou l’employé désigné par celle-ci pourra photocopier les documents demandés par la personne. À la fin de la rencontre, la personne remplira le formulaire Confirmation de consultation de dossier. Ce document sera porté au dossier de la personne.

7. Modalités d’application de la politique de confidentialité

• La direction et le conseil d’administration sont responsables de la mise en œuvre et de l’application de la politique de confidentialité;
• Les administrateurs, la direction, les employés, les stagiaires et les bénévoles doivent remplir, dès l’entrée en vigueur de cette politique, un formulaire d’engagement à respecter celle-ci;
• Si un administrateur, un employé, un stagiaire ou un bénévole a divulgué une information confidentielle, l’autorité compétente lui impose une sanction qui peut aller de la réprimande à l’exclusion;

8. Entrée en vigueur

La présente politique entre en vigueur à la suite de son adoption par le conseil d’administration lors de la séance tenue le 26 septembre 2023